9 de março de 2018 | Categoria: Digitalização•Gestão Documental
Tempo é dinheiro
Essa frase está no imaginário popular a muito tempo, e consiste de certa forma, em uma verdade universal. Nosso tempo é muito reduzido para tudo o que gostaríamos de fazer, e por isso, quanto mais ele passa mais você perde a chance de fazer algo da sua vida, de conseguir não só dinheiro mas também de experiências de vida que podem te proporcionar boas memórias, etc.
Principalmente em empresas, quando se trata de dinheiro, o tempo muitas vezes irá literalmente ter um valor monetário alto, pois cada segundo perdido pode ocasionar em uma perda financeira muito alta. E os documentos podem ter um papel muito grande nessa perda de tempo.
Imagine que cada atividade dentro de um ambiente gere um documento. Esses documentos são armazenados em alguma pasta que será guardada em algum arquivo. Pense nessa quantidade em uma semana de trabalho. Agora em um mês, um semestre, um ano. É muito papel.
Agora, imagine que você precise achar um desses documentos. É um terror inimaginável ter que ir de arquivo em arquivo, pasta em pasta, pra achar um documento, que talvez você até tenha jogado fora.
E é aí que entra a digitalização de documentos.
A digitalização de documentos é algo relativamente recente, e já guardar os documentos online (ou as vezes nem ter documentos físicos) também é uma prática nova do mesmo jeito, pois isso só é possível graças as tecnologias que são bem “novas” no mundo como a tecnologia em nuvem. Por isso, várias empresas, órgãos públicos, escolas, etc possuem muitos documentos guardados, e aí temos aquele terror citado acima.
Já falamos sobre o por quê de se digitalizar documentos, e um desses motivos é o tempo economizado ao se fazer isso.
É bem simples fazer um teste pra saber se realmente você ganha tempo digitalizando todos esses documentos. Pense que você precisa saber sobre o que é a revolução industrial. Então pegue um cronometro e vá numa biblioteca ou livraria, e procure algum livro ou artigo que te fale sobre o assunto. Depois de achar o livro/artigo procure a página exata que fala sobre essas causas. Achou? Pare o cronometro. Agora faça a mesma coisa com uma pesquisa no Google. Deu quanto tempo? Eu fiz o teste aqui e olha o que deu:
Exatos 0,38 segundos e já tenho a informação que queria.
Imagina essa velocidade na sua empresa. E é possível.
Espero ter te convencido que a digitalização é realmente importante para todo o processo de se achar documentos mais facilmente. E podemos resolver esse problema para você. É só entrar em contato conosco que podemos te ajudar com isso.
