25 de julho de 2017 | Categoria: Digitalização•Tecnologia
Muito já foi falado aqui sobre digitalização de documentos. Falamos sobre a importância de se digitalizar os documentos e livros, também falamos das diferenças entre se digitalizar um documento ou foto usando câmera e usando um scanner ou mesa digitalizadora.
Talvez você tenha dúvidas, ou seja apenas curioso para saber o que é digitalização e o que isso pode te ajudar em seu dia-a-dia na empresa. Hoje vamos falar sobre o que é a digitalização de documentos e fotos, sobre o porquê isso é importante na gestão de documentos e como você pode ter uma solução para a gestão e armazenamento dos seus documentos.
Segundo a IBM, digitalização é:
Digitalização é o processo pelo qual uma imagem ou sinal analógico é transformado em código digital. Isso se dá através de um equipamento e software digitalizador de imagens (scanner) o exemplo, em um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conhecido como GED ou em bancos de imagens ou áudio.
Esse processo de transformar um documento físico, em códigos, que são interpretados pelo computador e ajudam no armazenamento desses mesmos documentos.
Só por curiosidade a primeira digitalização de foto foi da foto abaixo:
Vivemos numa era digital. As mudanças ocorrem rapidamente. E com o passar do tempo, acabamos acumulando muitos papéis que podem ser desde documentos importantíssimos, até documentos que nem tem mais validade, mas acabam guardados no fundo de caixas. No Sebrae, vemos o seguinte texto sobre a importância de digitalizar os documentos e fotos:
A conversão do papel para o documento digital surgiu da necessidade de tornar o ambiente das empresas, das instituições públicas, de bibliotecas, entre outros, mais eficiente e organizado. Basicamente uma empresa de digitação de documentos transforma papéis em arquivos de computador, podendo prestar outros serviços: armazenar, indexar, administrar e realizar backup (cópia) desses arquivos, entre outros.
A digitalização permite a substituição dos documentos em papel com o intuito de:
– Redução de espaço físico armazenar os documentos físicos;
– Rapidez e facilidade no acesso, com sistema que usa por exemplo as “nuvens”;
– Busca a informação (sistema de indexação);
– Segurança, inviolabilidade dos dados;
– Preservação e durabilidade do acervo;
– Transparência das informações.
Aí está a pergunta de ouro. Esse processo já foi explicado melhor no nosso post sobre as diferenças entre câmera planetária e Scanner rápido, mas irei resumir isso:
– Primeiro os documentos são organizados por tipo e data;
– Documentos muito antigos podem ser descartados, se a empresa assim o desejar;
– Alguns documentos antigos importantes, serão restaurados para auxiliar na digitalização;
– Dependendo do tipo de documento, usaremos uma câmera planetária de alta resolução ou scanner;
– As fotos são tiradas pelo sistema, cortadas e tratadas pelo mesmo;
– As fotos passam por um processo de renomeação e indexação;
– Elas já estarão anexadas no sistema de GED e podem ser buscadas;
Se você ainda tiver alguma dúvida, pode falar com um de nossos especialistas, mandar um e-mail para contato@preservtec.com.br ou ligar para (81) 3877-1335 ou 3877-1336
19 de julho de 2017 | Categoria: Tecnologia
Mudanças fazem parte do nosso cotidiano. Eu pessoalmente sou uma pessoa que gosta de experimentar coisas novas e ir melhorando minha personalidade, etc.
Agora, como saber o que mudar? Como descobrir onde aplicar a mudança?
Na web, é até fácil. Existem várias ferramentas que podem auxiliar na sua analise e percepção do site. Podem ser utilizando o Google Analytics, ou até mesmo o Hotjar. Ambas as ferramentas que me auxiliaram a entender um pouco mais de onde está vindo o trafego do site da Preservtec, e também entender um pouco o que o usuário está fazendo ao entrar em nosso site.
Então, vamos listar algumas mudanças que achei necessário fazer no site, depois do feedback recebido pelos acessos de vocês.
Percebi muitos cliques em cima das imagens que mostravam os serviços de nossa empresa. Então decidi colocar um resumo do que fazemos, e ilustrando um pouco mais o serviço. A explicação detalhada iria ficar por conta do tópico seguinte.
Antes, só existia um texto explicando um pouco do serviço. Agora temos uma imagem que ilustra um pouco mais, com um design um pouco mais moderno e atrativo também.
Mudança simples, porém muito significativa. Para mostrar melhor os trabalhos que já concluímos, fiz esse grid com duas colunas para ter uma melhor visualização da foto e do texto, dividindo também melhor, o espaço de tela de cada elemento.
Antes o a direção da imagem para a foto era horizontal. Isso dava uns problemas no slider da foto, e não ficava muito bom quando precisávamos mostrar mais texto. Acrescentei mais uns detalhes, e o direcionamento ficou vertical. A imagem é mais bem aproveitada e o flow do texto ficou ótimo.
Mudar pode ser divertido, e a pesquisa e desenvolvimento que tive para fazer essas mudanças, com certeza foi.
E uma mudança que estamos apresentando é a nova ferramenta de análise de site. Lá você pode submeter seu site para uma análise simples de SEO, usabilidade, responsividade e etc. Acessa logo, e se você não tem um site ainda, podemos resolver esse problema.
5 de julho de 2017 | Categoria: Digitalização
Digitalização de documentos é algo que vem preocupando muitas empresas hoje em dia. É muito triste perder documentos preciosos, como os que ocorreram há pouco tempo atrás aqui em Pernambuco. Outro ponto é a demora de se achar um documento físico por causa da quantidade desses mesmos.
Mas surge uma dúvida quanto à digitalização de documentos, já que existem vários tipos e tamanhos de documentos e livros. Qual a melhor maneira de digitalizar?
Essa postagem tem como intuito, ajudar você a entender qual o serviço você deve procurar para digitalizar seus documentos.
Se você possui livros ou documentos que estejam presos ou encadernados, essa é a melhor maneira de digitalizar. Afinal de contas você não quer danificar seus livros. Esse é o principal modo de digitalizar, principalmente se os documentos forem muito antigos, pois não vai ser necessário que você corte a encadernação dos livros e dos documentos. O operador colocará o livro em uma mesa, o colocará na posição em que a luz e a altura estejam ajudando na imagem, e começará a tirar as fotos dele com o auxilio de um programa que agiliza o trabalho e já divide as imagens de cada página do livro.
Se você possui muitos documentos que possuem folhas soltas, a melhor maneira com certeza são os Scanners rápidos. Diferentes dos scanners comuns, que digitalizam um documento por vez, esses scanners digitalizam vários documentos numa velocidade incrível. Documentos também podem ser digitalizados usando câmeras e ainda ter uma boa velocidade. Porém os Scanners mais simples, que digitalizam frente e verso do documento ao mesmo tempo, fazem em média 90 folhas por minuto, e os mais potentes podem chegar a 190 folhas por minuto.
Esses scanners não são aconselhados para livros ou encadernados, pois podem danificar os livros, e o principal cuidado ao digitalizar um documento é manter a integridade do mesmo.
Resumindo bastante o que foi escrito aqui, se você quer digitalizar livros, escolha um profissional que utilize câmera, se forem documentos soltos, um que use Scanner.
Por sua sorte, a Preservtec – LTDA é uma empresa que trabalha com ambas as formas de digitalização de documentos. Já estamos no mercado há 9 anos, e já digitalizamos mais de 60 cartórios em PE e RN. Você pode verificar a lista nesse link.
Também vamos lhe auxiliar em armazenar esses documentos e ter acesso a esses documentos de maneira rápida através de um GED.
Fale conosco, agora mesmo.
