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3 dicas para não cometer erros ao nomear seus documentos

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2 de março de 2018 | Categoria: DigitalizaçãoGestão Documental

Uma das dúvidas que você pode ter ao criar um documento, é a de como nomear seus documentos.

Mas porque isso é importante?

Nomeando corretamente seus documentos, você terá uma vantagem imensa ao conseguir achar seu documento mais rapidamente, em qualquer sistema ou software de gestão documental que você possua, e posso apostar que isso é uma coisa que você deseja fazer.

Então aí vão 3 dicas para te guiar na hora de nomear seus documentos

Dica 1:

Não nomeie o documento de qualquer forma.

Existe alguém que nunca tenha digitado um “asfytdf” para nomear um documento? Palavras sem sentido, ilógicas, com siglas e códigos de difícil compreensão só servirão para dificultar a decodificar o conteúdo do documento.

Dica 2:

Não usar palavras de língua estrangeira.

O uso desse tipo de linguagem pode dificultar quem precisar fazer a utilização do documento. Se o uso de outra linguagem for significativo e habitual em sua empresa, não há problemas. Porém, quanto mais descomplicado for o nome do documento, mais simples ficará para achá-lo.

Dica 3:

Não seja repetitivo ao nomear os documentos.

Um erro a ser evitado é a repetição de palavras de escrita diferente, mas com o mesmo sentido. A organização por meio de um padrão, e por meio de categorias como: contextos, atividades e etc, são uma ótima alternativa para definição de quais palavras usar quando for nomear um documento.

Qualquer dúvida que você possa ter em relação a gestão documental, pode falar conosco.

Preservtec

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