4 de outubro de 2017 | Categoria: Digitalização
Sempre estamos falando como o mundo vem mudando, como as coisas vão atualizando e como novas coisas surgem no mercado, e novas maneiras de fazer as coisas. A tecnologia vem se tornando carta marcada em toda organização há muito tempo, e uma empresa sem tecnologia, não consegue se manter bem por muito tempo, pois é passada para trás pela concorrência, e acaba deixando de lado, toda a facilidade que a tecnologia trás.
Claro que essas mudanças, não surgem só nas empresas, e sim, no nosso dia-a-dia. Coisas como computação na nuvem, celulares, etc, estão presentes no nosso cotidiano, mesmo que não saibamos muito bem como essas coisas funcionem.
Com a gestão documental, não é diferente. Existem várias coisas que trazem a gestão de documentos, uma nova vida, e uma facilidade sem igual. A digitalização dos documentos é uma delas. Já falamos sobre a importância de se digitalizar documentos em algumas de nossas postagens, mas esse não é o foco hoje.
Vamos conhecer de perto, 5 tendências no mundo da digitalização de documentos para 2017 que você precisa conhecer agora.
Segundo o Wikipédia:
“o conceito de computação em nuvem (em inglês, Cloud computing) refere-se à utilização da memória e da capacidade de armazenamento e cálculo de computadores e servidores compartilhados e interligados por meio da Internet, seguindo o princípio da computação em grade.
O armazenamento de dados é feito em serviços que poderão ser acessados de qualquer lugar do mundo, a qualquer hora, não havendo necessidade de instalação de programas ou de armazenar dados. O acesso a programas, serviços e arquivos é remoto, através da Internet – daí a alusão à nuvem. O uso desse modelo (ambiente) é mais viável do que o uso de unidades físicas.”
Ou seja, é como se você estivesse acessando um computador e todos os seus dados e recursos, através da internet.
Esse recurso é excelente para a gestão documental, pois facilita todo o trabalho que se tem usando documentos, podendo compartilhar os mesmos com facilidade, e possibilita também o uso do próximo ponto.
Graças ao item anterior, é possível compartilhar os documentos para qualquer lugar do globo (claro que podem ser aplicadas regras para que você não tenha seus dados expostos). E hoje em dia, cada vez mais os celulares vêm tomando o lugar dos computadores, devido a sua facilidade de ser levado para qualquer lugar, e de poder fazer quase tudo o que um computador faz.
A facilidade de se acessar um documento em qualquer lugar, desde que você tenha internet, é sem igual para uma empresa, ainda mais nos dias de hoje, em que os profissionais precisam viajar bastante.
Essa tendência é forte, e principalmente ajuda na segurança de seus documentos, pois, através de assinatura digital, é possível validar com mais segurança um documento digitalizado. Basicamente, a assinatura digital usa de algoritmos matemáticos de criptografia, para autenticar um documento, e só quem possui uma certa “chave” que é o verdadeiro dono do documento, ou atestando a validade do mesmo.
De acordo com o art. 10, da MP 2.200-2, “consideram-se documentos públicos ou particulares, para todos os fins legais, os documentos eletrônicos de que trata esta Medida Provisória”. No § 1º consta que “as declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relação aos signatários, na forma do art. 131, da Lei nº 3.071, de 1º de janeiro de 1916 – Código Civil”.
Essa tendência desse ano, devido a essa medida provisória, diz que documentos digitalizados e assinados digitalmente, em breve terão a mesma validade jurídica que os documentos escritos com assinatura manuscrita.
Graças também a computação em nuvem, nós temos a facilidade da criação de colaboração entre equipes. É mais fácil, utilizando um Gestor de Documentos a mapear todo o workflow dentro da gestão documental.
Podem ser feitas, equipes que terão acesso a apenas determinados documentos, e pode ser feito integração com o que há de mais tecnológico em questão de gestão de documentos, como word, etc.
O famoso OCR está sempre recebendo atualizações na maneira de ser feitas em dezenas de softwares. Já existem muitas atualizações na maneira de se reconhecer caracteres manuscritos. Claro que ainda está muito embrionário o processo, mas já podemos ver coisas que podem nos assustar de tão bem feito que é como o google draw, que reconhece desenhos a medida que o fazemos.
Em breve, documentos manuscritos que depois de digitalizados, devem ser indexados para facilitar as buscas, vão poder ter os caracteres mapeados e os textos feitos em pdf com uma precisão assustadora.
Depois de conhecer todas as novidades, é importante sua empresa fazer uma estratégia para a gestão de documentos, para manter a eficiência e acelerar as buscas dos documentos. Existem inúmeras vantagens em digitalizar um documento, e já citamos em nossos posts. Se você se interessou em dar um avanço tecnológico em sua empresa, entre em contato conosco.
