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O que é digitalização de documentos?

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25 de julho de 2017 | Categoria: DigitalizaçãoTecnologia

Muito já foi falado aqui sobre digitalização de documentos. Falamos sobre a importância de se digitalizar os documentos e livros, também falamos das diferenças entre se digitalizar um documento ou foto usando câmera e usando um scanner ou mesa digitalizadora.

Talvez você tenha dúvidas, ou seja apenas curioso para saber o que é digitalização e o que isso pode te ajudar em seu dia-a-dia na empresa. Hoje vamos falar sobre o que é a digitalização de documentos e fotos, sobre o porquê isso é importante na gestão de documentos e como você pode ter uma solução para a gestão e armazenamento dos seus documentos.

 

O que é digitalização?

Segundo a IBM, digitalização é:

Digitalização é o processo pelo qual uma imagem ou sinal analógico é transformado em código digital. Isso se dá através de um equipamento e software digitalizador de imagens (scanner) o exemplo, em um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conhecido como GED ou em bancos de imagens ou áudio.

Esse processo de transformar um documento físico, em códigos, que são interpretados pelo computador e ajudam no armazenamento desses mesmos documentos.

Só por curiosidade a primeira digitalização de foto foi da foto abaixo:

primeira foto digitalizada

Por que digitalizar meus documentos?

 

Vivemos numa era digital. As mudanças ocorrem rapidamente. E com o passar do tempo, acabamos acumulando muitos papéis que podem ser desde documentos importantíssimos, até documentos que nem tem mais validade, mas acabam guardados no fundo de caixas. No Sebrae, vemos o seguinte texto sobre a importância de digitalizar os documentos e fotos:

A conversão do papel para o documento digital surgiu da necessidade de tornar o ambiente das empresas, das instituições públicas, de bibliotecas, entre outros, mais eficiente e organizado. Basicamente uma empresa de digitação de documentos transforma papéis em arquivos de computador, podendo prestar outros serviços: armazenar, indexar, administrar e realizar backup (cópia) desses arquivos, entre outros.

A digitalização permite a substituição dos documentos em papel com o intuito de:

– Redução de espaço físico armazenar os documentos físicos;

– Rapidez e facilidade no acesso, com sistema que usa por exemplo as “nuvens”;

– Busca a informação (sistema de indexação);

– Segurança, inviolabilidade dos dados;

– Preservação e durabilidade do acervo;

– Transparência das informações.

Como digitalizar meus documentos?

Uma de nossas estruturas de digitalização de documentos

Aí está a pergunta de ouro. Esse processo já foi explicado melhor no nosso post sobre as diferenças entre câmera planetária e Scanner rápido, mas irei resumir isso:

– Primeiro os documentos são organizados por tipo e data;

– Documentos muito antigos podem ser descartados, se a empresa assim o desejar;

– Alguns documentos antigos importantes, serão restaurados para auxiliar na digitalização;

– Dependendo do tipo de documento, usaremos uma câmera planetária de alta resolução ou scanner;

– As fotos são tiradas pelo sistema, cortadas e tratadas pelo mesmo;

– As fotos passam por um processo de renomeação e indexação;

– Elas já estarão anexadas no sistema de GED e podem ser buscadas;

Se você ainda tiver alguma dúvida, pode falar com um de nossos especialistas, mandar um e-mail para contato@preservtec.com.br ou ligar para (81) 3877-1335 ou 3877-1336

 

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